Pracownik AI – Administracja
Pracownik AI do pracy biurowej: klasyfikacja korespondencji, rejestracja spraw, pilnowanie terminów i przygotowanie projektów odpowiedzi. Produkt w fazie projektowej.
Pracownik AI, który nie gubi terminu
Praca biurowa to w dużej części rozpoznawanie, czego dotyczy pismo, gdzie powinno trafić i do kiedy trzeba odpowiedzieć. To dokładnie ten rodzaj zadania, w którym pracownik AI ma sens, o ile pracuje na procedurach organizacji, a nie na własnych domysłach.
Klasyfikacja korespondencji
Rozpoznanie rodzaju pisma i sprawy, której dotyczy, według katalogu ustalonego dla organizacji; przypisanie do istniejącej sprawy albo założenie nowej.
Poczta trafia do właściwych osób od razu, zanim jak jedna osoba przeczyta wszystko.
Wyciąganie danych z pism
Nadawca, sygnatura, przedmiot sprawy, żądanie, termin odpowiedzi, wskazane podstawy prawne, zapisywane pod stałymi nazwami pól, tak jak dane ze zgłoszeń telefonicznych.
Rejestr spraw powstaje na bieżąco, bez ręcznego wpisywania, i można z niego przygotować raport.
Pilnowanie terminów
Wyliczenie terminu odpowiedzi, ostrzeżenia przed jego upływem, lista spraw przeterminowanych z przypisaniem odpowiedzialnych.
Termin przestaje zależeć od tego, czy ktoś pamiętał.
Projekty odpowiedzi i wyszukiwanie procedur
Przygotowanie szkicu odpowiedzi na podstawie wzorów organizacji oraz odnalezienie właściwej procedury wewnętrznej dla danej sprawy. Szkic zawsze zatwierdza człowiek.
Pracownik zaczyna od gotowego szkicu z odnośnikami, nie od pustej strony.
Co przenosimy z pracownika AI, który już działa
Nie zaczynamy od zera. Cztery zasady opisane niżej działają dziś w produkcie dla wspólnot mieszkaniowych. W administracji zmienia się rodzaj dokumentu, a nie sposób pracy. Przy każdej z nich jest odnośnik, pod którym można to sprawdzić.
Rejestr spraw i terminów
Sprawa ma kategorię, pilność, osobę prowadzącą i ustalony termin, a biuro pracuje na jednej liście, nie na kilku obok siebie. Tak wygląda dziś każde zgłoszenie od mieszkańca. W administracji tą samą drogą pójdzie pismo. Panel, w którym prowadzi się sprawy.
Klasyfikacja z katalogu organizacji, nie z ogólnej wiedzy
Rodzaj sprawy pracownik AI wybiera z katalogu ustalonego dla Państwa organizacji, a nie nazywa go za każdym razem inaczej własnymi słowami. Dlatego wyniki da się zliczyć w raporcie i porównać między miesiącami. Pulpit i raporty dla administracji.
Materiał do zatwierdzenia, nigdy decyzja
Pracownik AI przygotowuje materiał, człowiek go zatwierdza. Danych, których nie jest pewien, zostawia bez zmian i oznacza je dla pracownika. Tak samo będzie ze szkicem pisma: bez podpisu nie opuszcza biura. Więcej o naszym zobowiązaniu.
Pełny zapis: kto, co i kiedy
Przy każdej sprawie zostaje historia zmian: kto zmienił, które pole i na jaką wartość. W pracy biurowej to jedyny sposób, żeby po miesiącach odtworzyć, dlaczego sprawa potoczyła się tak, a nie inaczej. Droga sprawy krok po kroku.
Czego ten pracownik AI nie będzie robił
Granice ustalamy od razu, razem z zakresem. W pracy biurowej to one decydują, czy wynik można bezpiecznie skierować do obiegu. Pracownik AI nie zastępuje Państwa pracowników. Przejmuje powtarzalne czytanie poczty, rozpoznawanie rodzaju pisma i przepisywanie danych do rejestru, a ocena zostaje przy człowieku.
Nie wysyła pism ani wiadomości w Państwa imieniu. Przygotowuje treść do podpisu.
Nie nadaje sprawie biegu bez decyzji pracownika.
Nie interpretuje przepisów i nie zastępuje opinii prawnej.
Nie zmienia terminu ustalonego przez pracownika, najwyżej przypomina, że mija.
Chętnie poznamy Państwa obieg spraw
Ten produkt powstaje na podstawie prawdziwych procedur i prawdziwej poczty. Jeśli chcą Państwo współtworzyć jego zakres, prosimy o kontakt. Podczas tej samej rozmowy pokażemy produkt, który już działa.